Planificar el Tiempo del Proyecto

Debemos planificar el tiempo del Proyecto y luego planificar el coste del Proyecto aunque, en realidad, son tareas que van muy ligadas.

La Planificación del Tiempo del Proyecto: es el proceso de definir cuánto tiempo es necesario para realizar el trabajo que requiere el Proyecto. Además, una vez lo hemos planificado, durante todos los procesos de nuestro Proyecto verificamos que no tengamos desviaciones sobre esa planificación inicial.

Cuando estimamos tiempo del Proyecto: también tenemos que considerar ciertos datos del coste. Según los recursos que nosotros destinemos a nuestras tareas el tiempo será uno u otro. Son tareas que van muy ligadas.

Dentro de nuestro Plan de Gestión del Proyecto: hemos creado la Línea Base del Alcance del Proyecto, ahora vamos a crear la Línea Base del Tiempo del Proyecto. Es decir, el cronograma del Proyecto y su Plan de Gestión del Tiempo del Proyecto correspondiente.
En Ejecución del Proyecto y Seguimiento del Proyecto: nos aseguraremos de que esa planificación del Proyecto se cumpla.

¿En qué consiste la Planificación del Tiempo del Proyecto?

En determinar cuál es el mejor plazo posible para el Proyecto.

Siempre habrá un tiempo optimo para desarrollar el Proyecto. Nuestro objetivo es determinar cual es el mejor calendario, el mejor plazo para realizar nuestro Proyecto y asegurarnos que luego se controla.

Para definir el tiempo necesario para el Proyecto para realizar el Proyecto necesitamos definir qué recursos vamos a utilizar: unos recursos u otros, harán variar el tiempo necesario para ejecutar el proyecto.

Cada proyecto tiene una duración óptima: que es la que asegura realizar el proyecto con un coste mínimo. Si se intenta realizar el Proyecto con menor coste, probablemente, tendremos que aumentar el tiempo del Proyecto.

Si tenemos que pintar una habitación: y, destinamos a tres personas, tardaremos menos que si destinamos solamente una persona, pero si destinamos a diez personas y la habitación no es muy grande, este aumento de recursos no supondrá ninguna mejora a nivel de coste ni del tiempo del Proyecto.

Los plazos del Proyecto debe ser siempre razonable realista y pactados: ¿con quien tienes que pactarlos?, con los stakeholders implicados en el Proyecto y el equipo. Si queremos pintar una habitación y el equipo de pintores dice que va a tardar tres días, pero tú te empeñas en que hay que hacerlo en dos, estarás planificando mal. Siempre tenemos que consultar a las personas que van a realizar el trabajo.

Qué necesitamos para planificar la duración del Proyecto

La salida del proceso de Planificación del Tiempo del Proyecto: Será la Línea Base del Tiempo del Proyecto, es decir, el Cronograma del Proyecto y su plan de Gestión del Tiempo del Proyecto correspondiente.

Para planificar el tiempo del Proyecto necesitamos: la documentación del proceso de inicio del Proyecto, es decir, el Acta de Constitución del Proyecto, que nos define lo que inicialmente habíamos pensado para nuestro Proyecto, y la línea base del Alcance del Proyecto, es decir, la Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto y su Diccionario de la EDT.

Sumando las duraciones de las tareas del Proyecto determinaremos: La duración de los paquetes de trabajo del Proyecto. Determinaremos cuáles serán las fechas de inicio y finalización, para cada una de las tareas del Proyecto y para cada uno de los paquetes de trabajo del Proyecto.

¿Como se estima el Tiempo del Proyecto?: Lo que no hay que hacer es estimarlo a ojo, para estimar el tiempo del proyecto lo que vamos a hacer es pensar, decidir cada una de las tareas ,cada una de las actividades y cuánto tiempo nos va a costar realizarla

¿En que nos basamos para realizar esas estimaciones sobre el Tiempo del Proyecto?: Pues sobre todo en la opinión de la persona que va a realizar el trabajo. Es muy importante hablar con ellos y guiarnos por su experiencia. Es muy importante también basarnos en la experiencia de proyectos anteriores, para ello son de gran utilidad las lecciones aprendidas de Proyectos anteriores.

Lecciones aprendidas:

• Lo que comentamos muchas veces a lo largo del Master en Project Management, es muy importante que cuando cerremos un Proyecto aprendamos de todo lo que ha pasado y lo documentemos.
• También el tiempo es una de las cosas que tenemos que documentar, es decir, en qué nos hemos equivocado, estimando en el proyecto que hemos cerrado, que mejoraríamos.
• Todo ese tipo de cosas a la hora de realizar un nuevo proyecto nos sirve para coger esas estimaciones que hicimos, esas lecciones aprendidas que hicimos, y mejorar nuestras estimaciones para nuestro nuevo Proyecto

Consideraciones sobre las tareas del proyecto:

• Habrán tareas que tenemos que realizar una a continuación de la otra: tenemos que pintar primero la habitaación y luego tenemos que limpiarla. No podemos realizar estas tareas de otra manera. La salida de una tarea es la entrada de otra.
• Habrá tareas que podremos realizar en paralelo: es decir, si nosotros tenemos que pintar el techo y además tenemos que pintar las paredes podremos hacerlo en paralelo en ese caso, tenemos que plantearnos si tenemos recursos suficientes, en caso contrario, si conviene aumentar esos recursos que tenemos, estimar si la ganancia en tiempo que vamos a obtener justifica que aumentemos los recursos.
• Por ejemplo, si nosotros podemos ahorrarnos un día de trabajo contratando a más pintores, debemos calcular si nos interesa en base a la ganancia que obtengamos.

La EDT del Proyecto

Analizamos todo el trabajo que hemos definido con la EDT del Proyecto, después, empezamos a estimar basándonos en todas las tareas que hemos incluido en nuestra EDT.

Cualquier error en la EDT supondrá un error en la estimación del tiempo del Proyecto.

También es cierto que podemos corregirla: porque vamos primero a planificar el alcance del Proyecto luego planificaremos el tiempo del Proyecto y luego planificaremos el coste del Proyecto.

Si hay que volver atrás y modificarla EDT del Proyecto, la modificamos y retomamos la estimación del tiempo del Proyecto.

Siempre hay que pedir opinión a las personas que ejecutan el trabajo del Proyecto: porque son las que mejor conocen cuánto tiempo va a tardar..

¿Qué es un esfuerzo en Project Management?:
Es una medida de trabajo aplicado el cumplimiento de la tarea del Proyecto. Es la cantidad de unidades laborales, la cantidad de horas, la cantidad de días en las que vamos a dividir nuestra estimación, es decir, nosotros vamos a basar nuestra estimación en una unidad de medida que llamamos esfuerzo.

Por ejemplo, decidimos que un esfuerzo es un día laboral, o decidimos que un esfuerzo son cuatro horas, y entonces definimos las horas, el tiempo necesario para realizar una tarea en función de esfuerzos, en lugar de dividirla en horas en semanas.

Lo que hacemos es decidir que una tarea del Proyecto necesita un número de esfuerzos determinado: En vez de decir una tarea necesita 12 horas. Lo que vamos a hacer es decidir qué un esfuerzo son, por ejemplo, cuatro horas y que esa actividad requiere tres esfuerzos.

¿De qué nos sirve esa noción de esfuerzo a la hora de planificar el tiempo del Proyecto?: Es una unidad que permite definir mucho mejor, situar mucho mejor la duración de las tareas de tiempo.

¿De que depende la duración, en horas reales, que dedicamos a un esfuerzo del Proyecto?:
Depende mucho de nuestra empresa, depende nuestra forma de trabajar, depende del Proyecto, depende de muchas cosas.

Por ejemplo yo puedo decidir en un Proyecto que un esfuerzo es un día.Entonces las tareas las definiré en días, y un día habitualmente serán ocho horas de trabajo.En cambio puedo llegar un momento del proyecto donde mi día laboral sea más corto, con lo que ya no estoy estimando bien en función de esos esfuerzos.

La duración es el tiempo: desde el inicio hasta la finalización, que vamos a necesitar para realizar el Proyecto. La duración será una cantidad de esfuerzos determinada y, esa cantidad de esfuerzos, va a depender de los recursos, de las personas que destinemos a nuestro proyecto.

Esta duración sí que se comunica al cliente del Proyecto:

La duración es algo conocido por todos los stakeholders implicados en el proyecto, que se comunica externamente al cliente que se definen la documentación etc.
Se expresa en unidades de tiempo se dividen en esfuerzos y, cuando nosotros hablamos de la duración de una tarea, no definimos cuántos recursos vamos a destinar, simplemente definimos una fecha de inicio y una fecha de finalización, pero esa tarea ya lleva internamente asignada cuántas personas vamos a necesitar.

El esfuerzo es una medida interna y la duración es una medida externa: comunicada a todos los stakeholders, es la duración del Proyecto e indica la fecha de inicio y la fecha finalización de la tarea, el esfuerzo indica las cantidad de unidades de tiempo que vamos a necesitar para ejecutar esa tarea.