¿Cómo funciona el sistema de gestión de proyectos?
Los proyectos no son tareas típicas ; requieren la cooperación de los diferentes departamentos y consisten en una secuencia de etapas. Estas etapas pueden incluir una gran cantidad de pequeñas tareas. Las tareas son ejecutadas por decenas, cientos y miles de empleados de la empresa.
Cuando se lleva a cabo un proyecto, estos tres componentes son los más importantes:
- Calidad del producto final;
- Las fechas de vencimiento para todas las actividades;
- Presupuesto del proyecto que está siempre limitado.
Gestionando un proyecto el usuario establece y alcanza metas específicas. Para este fin tiene que equilibrar la cantidad de trabajo, los recursos (dinero, mano de obra, materiales de construcción, energía, espacio, etc.), tiempo, calidad y riesgos.
En general, la gestión de proyectos incluye:
- Establecer los requisitos del proyecto;
- Establecer un objetivo específico, alcanzable;
- Equilibrar los requisitos contradictorios de calidad, contenido, tiempo y costos;
- Ajustar las características, planes y enfoques a las opiniones y expectativas del equipo del proyecto;
- Monitorizar ear la evolución del proyecto de acuerdo con el plan. Ajustar el avance del proyecto teniendo en cuenta las posibles desviaciones.
Un gerente de proyecto es una persona responsable de lograr los objetivos del proyecto; es importante que sea experimentado y hábil. Ningún software puede sustituir completamente a un buen gerente de proyectos. Sin embargo, el software puede ayudar a organizar un espacio de trabajo compartido con el fin de resolver las tareas rutinarias (por ejemplo, hacer un diagrama de Gantt) y llamar atención a los asuntos más complejos. ELMA Projects+ permite a los usuarios hacer frente a las siguientes tareas:
- Gestión del cronograma del proyecto;
- Organización de un espacio de trabajo compartido en el proyecto;
- Comunicación entre los miembros del equipo del proyecto;
- Gestión de presupuesto del proyecto;
- Distribución de información sobre el avance del proyecto;
- Gestión de los riesgos del proyecto.
Cronograma del Proyecto
El sistema dispone de una herramienta de planificación, que le permite al usuario controlar las fechas de vencimiento y la ejecución del proyecto. ELMA Calendarioioio es compatible con el calendario de MS Project.
El usuario puede crear y publicar un cronograma de proyecto de dos maneras:
1. Manualmente. Crear tareas, definir la jerarquía y secuencias, establecer conexiones entre tareas, asignar ejecutores, etc.
2. Importar un archivo de MS Project. El sistema intentará asignar automáticamente tareas a los ejecutores.
Como resultado, el usuario obtiene un cronograma de proyecto que puede ser representado gráficamente en forma del diagrama de Gantt. Se puede seleccionar cualquier tarea en el cronograma del proyecto y ver la información detallada de su ejecutor: mensajes, documentos intercambiados, etc. Cada página de la tarea contiene el historial. En el modo de edición de ELMA, se puede ajustar fácilmente el cronograma: mover las tareas a lo largo del diagrama con el puntero del ratón, dibujar vínculos entre tareas, especificar la tasa de cumplimiento de tareas (si el ejecutor no lo ha hecho antes).
También hemos creado herramientas de seguimiento del cronograma del proyecto. El diagrama muestra el estatus de tareas: cumplida, caducada, activa.
Hay otras herramientas. Por ejemplo, se puede crear una ruta crítica en un solo clic. El plan del proyecto se ve como un plan de MS Project: tiene los mismos atributos de tarea, la jerarquía, etc.
Esto se debe a que el cronograma de ELMA y el plan de MS Project son compatibles. Se puede importar y exportara un plan de MS Project en cualquier momento (por ejemplo, para la impresión de varias páginas).
Por otra parte, se puede editar el cronograma e importar de nuevo sin perder los estatus de tareas.
Espacio de trabajo compartido
ELMA Projects+ permite crear un ambiente bien organizado para los gerentes de proyectos, asegurándoles el acceso a todas las herramientas de gestión de proyectos en un solo lugar.
La página de la aplicación muestra la siguiente información:
- Información General del Proyecto. Miembros del equipo de proyecto, fechas de vencimiento, estatus.
- Conograma del Proyecto y Tareas del Proyecto. La lista muestra las tareas que están actualmente activas, cumplidas, caducadas o casi terminadas. El usuario puede ver los detalles haciendo clic en la tarea.
- Notas de los miembros del equipo y consideraciones sobre las actividades. Mensajes de proyectos.
- Presupuesto del proyecto. La información sobre los ingresos y gastos del proyecto, y el resultado financiero respectivo.
- Documentos. Lista de documentos del proyecto: contratos, certificados, requisitos, etc. La base de documentos tiene un sistema de permisos, que asegura que los usuarios interesados sólo pueden ver los documentos que necesitan.
- Riesgos del proyecto. Problemas potenciales del proyecto, medidas de prevención, mitigación y eliminación. Es importante prestar atención y analizar los posibles riesgos del proyecto, para abordarlos en caso de que tales aparezcan.
Portlets son pequeñas ventanas de información que muestran toda la información en la página del proyecto. El usuario puede añadir, borrar y mover los portlets. Para recibir más información sobre un tema (por ejemplo, el presupuesto) debe hacer clic en el nombre del portlet. A continuación podrá ver una página con toda la información sobre este tema.
Monitorizar el del Cumplimeito de Horario
ELMA Projects+ asigna tareas a los ejecutores de acuerdo con el cronograma del proyecto. Cada ejecutor recibe su conjunto de tareas. El responsable del proyecto puede supervisar el cumplimiento de horario on-line.
Cuando un ejecutor empieza la tarea lo registra en el sistema. Puede cambiar la tasa de finalización de la tarea en el curso del trabajo.Cuando termina la tarea lo registra en el sistema. En el cronograma del proyecto las tareas cumplidas se muestran con el texto tachado; tareas caducadas con el texto rojo; tareas activas con el texto verde.
El proyecto tiene las tasas de finalización de tareas. El sistema le permite al usuario hacer un diagrama de Gantt, que le proporciona una representación gráfica del cronograma de proyecto. De este manera ELMA permite que el gerente del proyecto controle el progreso del proyecto y haga seguimiento a la situación actual.
Comunicaciones del proyecto
El sistema cuenta con herramientas para establecer la comunicación entre los participantes del proyecto. La prioridad es poder combinar un intercambio de información eficaz con un alto nivel de seguridad de una información potencialmente confidencial.
| A menudo se necesita establecer la comunicación efectiva entre los miembros del equipo para completar las tareas del proyecto. ELMA dispone de un mecanismo de comunicación. Los usuarios pueden discutir los proyectos intercambiando mensajes.
Por otra parte, pueden adjuntar documentos y archivos a los mensajes. La página del proyecto muestra un portlet con mensajes. El usuario puede dejar comentarios en este portlet. Todos los mensajes del proyecto se guardan en un solo lugar. Si un miembro del equipo tiene un tema para discutir, sólo necesita escribir un nuevo mensaje. Todos los miembros del equipo de inmediato lo verán y podrán dejar sus comentarios, si es necesario. Parece a Facebook – igual de fácil, pero sólo los miembros del equipo pueden ver los mensajes. |
Project messages |
Control de Presupuesto del Proyecto
ELMA Projects+ permite gestionar los ingresos y gastos del proyecto por capítulos. Cada proyecto tiene su propio conjunto de capítulos y valores de destino. Los valores efectivos se contabilizan de acuerdo con documentos reales.
Project budget control
Project payments control in ELMA | Los valores efectivos de ingresos y gastos se registran en ELMA. El usuario puede enviarlos para aprobación, familiarización o empezar el proceso de ruta. Por lo tanto, un presupuesto del proyecto es algo más que un conjunto de cifras – permite controlar el flujo de fondos y aprender quién de los empleados está involucrado en este proceso o es responsables del mismo.
Diferentes opciones de visualización de la información del presupuesto están disponibles para el usuario. En el caso de proyectos de implementación, se puede iniciar un proceso de solicitud para el desarrollo del presupuesto y vincular este proceso con el departamento de contabilidad. Un proceso de negocio también puede regular la recepción de los fondos presupuestarios. ELMA actualiza la información automáticamente. De esta forma las empresas de gestión de proyectos pueden acelerar y controlar el proceso de pago a los contratistas y agilizar el avance del proyecto. Un gerente del proyecto puede controlar los gastos efectivos y pagos pendientes derivados del proyecto. |
La restricción de acceso a la información de negocios
ELMA Projects+ permite configurar el acceso a los recursos de información del proyecto (información general del proyecto, documentos, datos de presupuesto). El usuario puede conceder acceso a los miembros del equipo, que lo necesitan para cumplir sus responsabilidades del proyecto.
| Los miembros del equipo trabajan con enormes cantidades de información diversa que forma parte de un proyecto. Esta información puede ser confidencial. El trabajo mal organizado puede causar la divulgación y fugas indeseables de información.
ELMA permite configurar permisos de manera flexible. El acceso a la información será concedido solamente a los usuarios que lo necesitan. Cualquier información excesiva será inaccesible. |
Configuración de permisos |
Gestión de Riesgos
El usuario puede encontrar la lista de riesgos en la página del proyecto. Puede determinar la prioridad de cada riesgo para subrayar su importancia.
Project risks | Al administrar un proyecto, el gerente siempre debe prever posibles complicaciones que pueden afectar negativamente el proyecto. ELMA Projects+ proporciona una herramienta de gestión de riesgos.
Permite resolver los riesgos, mientras que el proyecto avanza, mitigando sus efectos sobre los resultados del proyecto con herramientas ELMA Projects+. |
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