En este artículo, voy a recomendar cómo se puede planear un proyecto que tiene la necesidad de comenzar lo más pronto posible, te voy a proponer herramientas 100% gratuitas, mencionaré algunos sitios y videos que serán de utilidad en tu día a día como Project Manager, como profesional independiente (freelance) o incluso si tienes tu startup.

Las características del proyecto del que te hablaré son:

• Se requiere que los trabajos inicien lo más pronto posible
• No se han definido los detalles, solo una idea general
• No se ha definido el mercado al que va dirigido tu proyecto
• NO HAY TIEMPO PARA PLANEAR y hay muchas cosas que aún no se deciden.

¿Te ha pasado alguna vez?

Estoy seguro que te pasa con mucha frecuencia, ya sea porque un cliente tienen una necesidad urgente o porque tienes la idea de generar un producto nuevo y la emoción te hace empezar a ejecutar sin tener claro el camino.

Empezar proyectos sin una planeación o sin procesos en la mayoría de los casos implica desorganización y trabajo extra que tarde o temprano se tendrá que hacer.

Construir un producto o servicio cuesta, incluso si no cuesta dinero, el tiempo que se invierte creando código, probando, o en juntas, cuesta.

De manera regular pensamos que generar documentación es un proceso aburrido y burocrático, sin embargo, la generación de documentos es necesaria ya que permite mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y al mismo tiempo permite registrar las ideas más importantes.

Vamos a comenzar

Imagina que tienes que iniciar un proyecto importante en menos de 4 dias, no hay suficiente tiempo para hacer todo un análisis extenso, sin embargo, hay que realizar una planeación básica que te permita trabajar y lograr terminar el proyecto de manera exitosa.

Un proyecto exitoso entendido como aquel que cumple con los objetivos acordados, satisface las necesidades o expectativas de los interesados, se cumplen con los tiempos, costos estimados, se cumple con la calidad y además que es sustentable, es decir, que con el mismo equipo o recursos se podrían realizar otros proyectos en el futuro, y todo gracias a que se ha generado un ambiente cordial de trabajo en equipo.

¿Crees que sea posible planear un proyecto de forma apresurada?

Es verdad, no es el ambiente ideal para planear un proyecto, pero es lo que hay y es algo con lo que nos enfrentamos todos los días al estar ejecutando proyectos.

En situaciones similares, es cuando te pones a pensar que sería fantástico tener un par de semanas o por lo menos una semana para poder recopilar la mayor información posible, para analizar y poder tomar decisiones, pero hoy no es posible, no por lo menos en el escenario que se plantea.

Entonces, ¿Cómo se puede planear un proyecto en estas condiciones?

Si necesitas planear un proyecto en un entorno de urgencia, lo que los expertos en administrar proyectos nos sugieren es:

1.- PREPARA EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Y EL ENUNCIADO DEL ALCANCE EN UN SOLO «DOCUMENTO» O EN UNA SOLA PÁGINA.

Puede que estés pensando que es absurdo lo que acabas de leer, sin embargo, la mayoría de las veces ni eso hacemos y por esa razón que nuestros proyectos se vuelven absolutamente desordenados.

¿Qué necesitas poner en este único documento?

• Describe brevemente los antecedentes del proyecto.
• Identifica el problema
• Describe si hay otro lugares en donde se pueda consultar información
• Redacta los objetivos
• Describe cuál es el mercado al que te vas a dirigir
• Responde por qué estás haciendo este trabajo
• Realiza un timeline básico, nada detallado, en la que estimes aproximadamente cuánto tiempo necesitas para terminar el trabajo requerido y posibles fechas relevantes (hitos)
• Realiza un estimación de costos, cuánto dinero necesitas para hacer que las cosas sucedan
• Identifica posibles restricciones, puedes hacerlo a mano incluso dibujando.

Lo que debes hacer en este punto es entender el problema, comprender el contexto, qué soluciones ya se encuentran en el mercado y son parecidas a tu proyecto, cómo la gente ya resuelve esto, dónde lo hacen, cómo lo hacen, etcétera.

Este documento te ayudará a la definición de tu proyecto, a entender el problema para después seleccionar un ámbito en el cual se va a trabajar ya que no puedes solucionar todo, tendrás que decidir que forma parte del alcance del proyecto y que es lo que se quedará fuera del alcance.

Una vez definido el problema y que ya conoces quién es ese usuario (o mercado al que te diriges) y cuál es su contexto, entonces empieza a proponer soluciones como grupo, como equipo y desde diferentes perspectivas. Pero no gastes el tiempo haciendo algo más complejo, recuerda que estás en medio de un proyecto muy importante pero no cuentas con el tiempo para detalles.

¿Te gustaría tener una plantilla que te ayude con el acta de constitución o definición del proyecto?

Aquí la tienes, visita Project Charter Online y edita la información de cada una de las preguntas directamente haciendo «click» sobre los textos o párrafos, imprime tu borrador o si lo prefieres descarga la plantilla en formato PDF y construye tu propia plantilla basada en la información sugerida.

2-. CONSTRUYE UNA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT/WBS)

Si no tienes tiempo de hacer más que un solo documento, este debe ser la WBS, porque si no puedes identificar el trabajo requerido en tu proyecto, está destinado al fracaso.

Dedica unos minutos para ver este video y estudiar este artículo, con ellos comprenderás cómo construir una EDT/WBS, que va a ser clave para el éxito de tu proyecto.

¿Quieres una herramienta gratuita para desarrollar la EDT/WBS?

Te recomiendo usar GlooMaps , esta herramienta te permite crear una estructura de desglose en cuestión de minutos.

No olvides que te encuentras en una situación de urgencia debes empezar lo antes posible, esta herramienta te va ahorrar muchos dolores de cabeza.

3.- PREPARA UN CRONOGRAMA BÁSICO

Sin demasiado detalle, piensa en los paquetes de trabajo de la WBS y coloca los principales entregables e Identifica fechas que son importantes.

Podrías estar pensando y ¿cómo hago un cronograma Oscar en tan poco tiempo?, esta bien, si piensas que es demasiado trabajo, entonces por lo menos identifica y lista todas las actividades que necesitas realizar (o las más importantes) y estima la duración de cada una de ellas y además un tiempo de reserva por si llegan a ocurrir eventos inesperados.

Visita esta la siguiente página: ¿Cuál es la duración de tu proyecto?

Con esta herramienta podrás estimar la duración total de tu proyecto, simplemente identificando el trabajo necesario (desglose de actividades) para conseguir los objetivos.

4.- PREPARA UNA LISTA DE RIESGOS

Identifica los riesgos que podrían afectar tu proyecto y escríbelos, tu mente suele olvidarlos.

Intenta describir algunas soluciones para aquellos riesgos que mayor impacto puedan tener, que tengan mayor probabilidad de ocurrencia y en caso de que sucedan no te afectarán de manera significativa.

Utiliza Project Charter Online (del punto 1) y construye un listado básico, conforme avance el proyecto muchas cosas que visualizaste en etapas tempranas del proyecto, te ahorrarán horas de trabajo.

Cada uno de nosotros dispone de un tiempo limitado durante el día, durante el año, durante nuestras vidas. Cuando vamos a trabajar por la mañana, deberíamos saber que nuestro tiempo y nuestro esfuerzo merecerá la pena.

¡Y eso es todo!

Con lo anterior tendrás la información mínima para seguir adelante, pero es información que pocas veces te preocupas por generar.

Tienes dos opciones:

• No hagas nada y sigue con tus proyectos como hasta ahora, no llegarás a los resultados y tendrás a un equipo desmotivado por estimaciones de tiempos no realistas y sobretodo por malos entendidos.
• Planea utilizando estos 4 pasos y obtén resultados diferentes y profesionales

 

Es muy importante que no conviertas esto en un hábito, usa estás recomendaciones solo en caso de estar en medio de un proyecto urgente.

Comparte estas recomendaciones con tus conocidos y te aseguro que tendrán mejores proyectos, no será de la noche a la mañana pero por algo se empieza.

Selecciona un proyecto pequeño y de verdad que cambiarás tu forma de trabajar, serás más organizado y tus clientes estarán satisfechos.

Fuente: https://medium.com/administrador-de-proyectos/c%C3%B3mo-planear-un-proyecto-paso-a-paso-bfa73c155bf0