Oficina de gestión de proyectos: claves para su funcionamiento
Las compañías más efectivas utilizan la gestión de proyectos para alcanzar diversos objetivos. De igual manera, aplican una oficina de gestión de proyectos dentro de su estructura operativa para aumentar los valores diferenciadores de la empresa a través de una orientación clara, gobernanza transparente y respaldo de los directivos.
Acorde al profesor Vicente Granadino, profesor del Diploma en Gestión de Proyectos Regiones de ESAN, «la Project Management Office (PMO) u oficina de dirección de proyectos es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas, de acuerdo al PMBOK® del Project Management Institute (PMI®)». Esta oficina es clave para desarrollar la gestión de proyectos de una forma diáfana y que represente un «efecto dramático en las utilidades», señala el especialista de ESAN.
Algunas de las funciones que puede desempeñar una oficina de gestión de proyectos son: gestión de los proyectos de la empresa; preparar métricas e indicadores de gestión para la alta gerencia; gestionar los proyectos en forma coordinada para optimizar sus resultados; proporcionar herramientas de gestión y capacitación y dar seguimiento a los proyectos, desde su inicio hasta el final. El docente Vicente Granadino señala que «las organizaciones que invierten en prácticas probadas de dirección de proyectos siguen logrando un mayor éxito que sus contrapartes con bajo desempeño».
Ventajas de contar con una PMO
El experto de ESAN señala entre los beneficios de implementar una oficina de gestión de proyectos lo siguiente:
- Cumplir con los objetivos de la inversión privada o pública.
- Visibilidad de la ejecución de los proyectos.
- Planificación, monitoreo y control de los proyectos.
- Entregar los productos y/o servicios adecuados en el momento preciso.
- Satisfacer las expectativas de los interesados.
- Ser más predecibles.
- Aumentar las posibilidades de éxito.
- Resolver problemas e incidentes.
Al tener esta área desarrollada en la compañía se pueden implementar prácticas estándar para aumentar el porcentaje de proyectos viables y exitosos.
Factores fundamentales para su funcionamiento
El profesor Vicente Granadino considera que hay seis elementos esenciales para que una oficina de gestión de proyectos tenga un desempeño impecable:
- Visión de futuro positiva. El especialista de ESAN asegura que las empresas tienen que mirar y pensar en el futuro. «Comprender que la gestión de proyectos brinda visibilidad y control sobre el estado de las inversiones de las organizaciones e instituciones. También es importante resaltar que la estrategia institucional se entrega a través de los proyectos».
- Marco normativo. Para que la PMO funcione correctamente, se necesita un marco normativo sólido. «Si bien la implementación de las oficinas de gestión de proyectos se perfila como la fórmula para reactivar la inversión pública, no hay un marco normativo concreto».
- Plan de implementación de PMOs. Para el profesor Granadino es importante la elaboración de un plan de implementación de PMOs, que establezca una hoja de ruta. «Se sugiere determinar una o dos empresas piloto y de allí el despliegue progresivo».
- Cambio organizacional. Un proceso de cambio implica un proceso estructural nuevo debido a los elementos que involucra. «Las empresas deben estar seguras de que van a poder absorber los cambios y que sus recursos humanos comprenderán su importancia y se comprometerán con su correcto desempeño, teniendo presente que este es un proceso continuo y que hay que tratarlo como tal».
- Formación. Las oficinas de gestión de proyectos necesitan profesionales con conocimientos firmes en el tema para que puedan ayudar a la empresa a definir la visión de los proyectos. «Sus habilidades y conocimientos pueden hacer la diferencia entre un proyecto exitoso o uno destinado al fracaso. Se necesita que las organizaciones inviertan en su talento, a través de capacitación, procesos formales y transferencia de conocimientos».
- Liderazgo. Los profesionales necesitan tener habilidades interpersonales para «un adecuado manejo de los recursos bajo los nuevos modelos de gestión que brinda una PMO».
En el Perú, existen ejemplos de éxito de los beneficios que generan las oficinas de gestión de proyectos, especialmente en el sector financiero y de telecomunicaciones. El profesor Granadino señala al BCP, por ejemplo, que ganó el PMO Global Award Regional Winner – Americas 2018.
El docente de ESAN enumera los beneficios de esta oficina en la institución financiera: «el crecimiento constante de la cartera, cartera saludable en fechas de entrega, presupuesto y duración de proyectos, creación de proyectos con alcances más limitados (menos riesgo de desviaciones) y mayor valor para el negocio / clientes».
Para que una empresa implementa una PMO, tiene que contar con profesionales con experiencia en el área. Tener una oficina de gestión de proyectos aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos y la rentabilidad de estos. Asimismo, genera nuevas oportunidades de negocio.
